Fiscale aftrekbaarheid wagenkosten

Ook hier speelt de CO2- uitstoot van de wagen een cruciale rol. Het aantal grammen CO2 uw wagen uitstoot bepaalt de fiscale aftrekbaarheid van alle wagen kosten.

Fiscale aftrekbaarheid betekent dat wagenkosten geheel of gedeeltelijk in mindering kunnen gebracht worden van het bedrijfsresultaat om de belastbare basis van de onderneming te bepalen. Hierdoor wordt de belastbare basis voor een onderneming verminderd en wordt er een gedeelte belasting vermeden.

De fiscus bepaalt welke autokosten volledig of gedeeltelijk mogen worden afgetrokken. 

Een overzicht:

100% fiscaal aftrekbaar

Interesten
Mobilofoonkosten (afschrijving toestel en handsfree-kit)

75% fiscaal aftrekbaar

Brandstofkosten : de aftrek wordt vanaf 1 januari 2010 beperkt tot 75%. De maatregel geldt zowel in personenbelasting als in de vennootschapsbelasting.
Fiscale aftrekbaarheid op basis van de CO2 –uitstoot:

Vanaf 2012 gelden in de vennootschapsbelasting nieuwe schalen voor de variabele fiscale aftrek van personenwagens in functie van de CO2-uitstoot
 

Uitzondering: Van 1/1/2018 tot 31/12/2019 wordt in een overgangsregeling voorzien voor eenmanszaken en vrije beroepen. Het huidige aftrekpercentage van 75% wordt vervangen door een getrapte aftrekregeling in functie van de CO2-uitstoot (zie tabel).

In elk geval blijft het minimumaftrekpercentage 75%. De regering hoopt investeringen in milieuvriendelijke wagens aan te moedigen door hogere fiscale aftrekken hieraan toe te kennen. Voor vervuilende wagens blijft het echter mogelijk om zowel de auto- als brandstofkosten af te trekken aan 75%.

Dit geldt voor:

  • Afschrijvingen
  • Kosten van verzekeringen
  • Onderhouds-en herstellingskosten
  • Verkeersbelasting en B.I.V.
  • Assistance
  • Banden

Het overige zijn verworpen uitgaven.

Wat met belastingen en fiscale aftrek van andere kosten?

Vennootschappen die ook de brandstofkosten voor het privégebruik van een bedrijfswagen ten laste nemen, moeten nu 40% i.p.v. 17% van het voordeel van alle aard opnemen in verworpen uitgaven. Als ze dat willen vermijden, zullen ze moeten bewijzen dat er alleen brandstofkosten ten laste genomen worden voor de beroepskilometers. Dat vergt een hele rekenoefening, waarbij eerst nog het aantal privé- en beroepskilometers bepaald moet worden, forfaitair of aan de hand van een rittenadministratie.

Sinds 1 januari 2017 moeten ondernemingen een extra belasting betalen als ze niet alleen een bedrijfswagen ter beschikking stellen van een werknemer of bedrijfsleider maar daarbovenop ook de brandstofkosten voor de privékilometers ten laste nemen (zie ons artikel “Bedrijven betalen meer voor bedrijfswagen”). Het meest voorkomende geval is dat van de werknemer of bedrijfsleider die samen met zijn firmawagen een tankkaart krijgt. Maar het kan ook gaan om een werknemer of bedrijfsleider die geen tankkaart heeft maar wel een onkostennota mag indienen om brandstofkosten terugbetaald te krijgen.

De normale regel is dat de vennootschap 17% in verworpen uitgaven moet opnemen van het bedrag dat overeenstemt met het voordeel van alle aard voor de bedrijfswagen. Nieuw sinds begin 2017 is dat het tarief van 17% stijgt tot 40% als ook de brandstofkosten (voor privégebruik) ten laste genomen worden, zelfs maar gedeeltelijk.

Om te bepalen welk tarief van toepassing is, heeft de fiscus nu een ingewikkelde regeling uitgewerkt. De regeling is alleen relevant voor bedrijven die de heffing van 40% willen vermijden én die auto’s hebben die zowel privé als beroepsmatig gebruikt worden.


“Car policy” vereenvoudigt de zaken

Simpel blijft het in principe als er duidelijke afspraken gemaakt worden in een arbeidscontract of een officiële “car policy” van het bedrijf. Als daarin staat dat de werknemers een tankkaart krijgen waarmee ze ook voor de privékilometers mogen tanken, is zonder veel discussie het tarief van 40% van toepassing. Omgekeerd, als in de “car policy” opgenomen is dat de onderneming op geen enkele manier brandstofkosten voor privékilometers voor haar rekening neemt, dan is (tot bewijs van het tegendeel) het tarief van 17% van toepassing.

Ingewikkeld wordt het wel als er geen duidelijke vermelding terug te vinden is in het arbeidscontract of de “car policy” (en de auto zowel privé als beroepsmatig gebruikt wordt). De onderneming zal dan moeten bewijzen dat ze uitsluitend voor de professionele kilometers brandstofkosten ten laste heeft genomen. En om dat te doen, moeten we eerst weten hoeveel kilometers privé zijn en hoeveel professioneel. 

Methodes ontleend aan de BTW-praktijk


De oplossing die de fiscus aanbiedt, is ontleend aan de praktijk inzake BTW. Voor de BTW-aftrek op autokosten is het al verschillende jaren noodzakelijk om een nauwgezet onderscheid te maken tussen privé- en beroepsmatige kilometers. Daarvoor aanvaardt de BTW-administratie drie methodes. De derde BTW-methode – de volledig forfaitaire methode (voor de hele onderneming) – mag blijkbaar niet doorgetrokken worden naar de directe belastingen.
De twee andere wel.


Methode 1: Rittenadministratie

De eerste daarvan betreft het systeem van de rittenadministratie. Dat houdt in dat de gebruiker van de auto voor elk traject noteert of de rit een privé- of een beroepsdoel heeft, hoeveel kilometers er afgelegd worden, naast de datum en vertrek- en aankomstadres. Zo kan men op jaarbasis berekenen welk percentage van het totale aantal kilometers beroepsmatig en privé is.


Methode 2: Forfait aan de hand van woon-werkafstand

De tweede methode is forfaitair per auto. Om het aantal privékilometers te berekenen, mag men van de fiscus gebruik maken van de volgende formule:

Aantal kilometers privégebruik tijdens het jaar = afstand woon-werk x 2 x 200 + 6 000



Voor beide methodes één formule

Als aan de hand van één van deze beide methodes het aantal privé- en beroepskilometers bepaald is, kan nagegaan worden of de vennootschap alleen voor de beroepskilometers brandstofkosten ten laste genomen heeft.

Dat kan met de volgende formule:
 

Aantal professionele of privékilometers per jaar
________________________________________          X  Totale brandstofkosten per jaar

                   Totaal jaarkilometrage
 

De totale brandstofkosten mogen forfaitair berekend worden aan de hand van het gemiddelde verbruik.



Concreet zijn twee scenario’s mogelijk:

Eerste scenario » tankkaart

De vennootschap stelt een tankkaart ter beschikking van de werknemer of bedrijfsleider voor algemeen gebruik. Als de onderneming dan de heffing van 40% wil vermijden, moet ze aan de werknemer of bedrijfsleider vragen dat hij de brandstofkosten die overeenstemmen met het privégebruik terugstort.

Voorbeeld: stel dat met de auto 35.000 km gereden wordt op jaarbasis, waarvan 10.000 km privé. Het gemiddelde verbruik is 6 liter/100 km en de totale brandstofkosten kunnen aan de hand daarvan geraamd worden op 2.570,40 euro.

10.000 km privé  :  35.000 km totaal    x     2.570,40€    =  734,40€                              

De werknemer of bedrijfsleider zal dus 734,40 euro moeten terugbetalen aan de vennootschap.
____________________________________________________________________________________________________________________

Tweede scenario » geen tankkaart

De vennootschap stelt geen tankkaart ter beschikking maar staat toe dat de werknemer of bedrijfsleider onkostennota’s indient voor de brandstof. 
Als de vennootschap in dat geval het tarief van 40% wil vermijden, mag ze maar brandstofkosten terugbetalen voor maximaal 1.836 euro.

25.000 km professioneel  :   35.000 km totaal    x     2.570,40€    =  1.836€  

 

 

Elektriciteit

De fiscus voegt er nog aan toe dat dezelfde principes niet alleen gelden voor benzine, diesel, LPG of aardgas, maar ook voor de elektriciteit die verbruikt wordt door een plug-in hybride of door een volledig elektrische auto.

Als de werknemer of bedrijfsleider zijn auto oplaadt aan een laadpaal van de vennootschap, neemt de vennootschap ook de brandstofkosten ten laste. Hetzelfde geldt als de vennootschap een abonnement betaalt waarmee de auto elders opgeladen kan worden of als ze onkostennota’s betaalt voor de elektriciteit die de werknemer of bedrijfsleider eventueel bij hem thuis of elders “tankt”. In al die gevallen moeten bovenstaande methodes toegepast worden om te bepalen of de vennootschap uitsluitend de kosten voor beroepsmatige kilometers ten laste neemt.